Sözleşme onay sistemi seçerken çoğu firma önce özelliklere bakar: SMS ile gönderim, kodla onay, PDF arşivi, zaman damgası. Bir o kadar önemli olan soru ise şudur: sözleşmeler ve onay kayıtları nerede duracak? Cevap; veri üzerindeki kontrolü, KVKK kapsamındaki sorumlulukları, diğer sistemlerle entegrasyonu ve maliyet modelini doğrudan etkiler.
Bu rehberde kendi sunucunuzda çalışan bir sözleşme onay sistemi ile bulut tabanlı bir hizmeti tarafsız biçimde karşılaştırıyor, kendi sunucunuza kurulum için nelerin hazır olması gerektiğini anlatıyoruz.
İki yaklaşım: kendi sunucu ve bulut hizmeti
Bulut hizmetinde sistem, hizmet sağlayıcının sunucularında çalışır; siz bir hesap açar ve tarayıcıdan kullanırsınız. Kurulum ve bakım sağlayıcıya aittir, kullanıma hızlı başlanır.
Kendi sunucunuzda ise yazılım, firmanıza ait bir sunucuya kurulur. Sözleşmeler, ekler, onay kayıtları ve PDF arşivi bu sunucuda tutulur; sistem kendi alan adınızda çalışır.
İki yaklaşım da yaygın olarak kullanılır. Doğru seçim; firmanızın veri politikasına, BT kaynaklarına ve sözleşme hacmine bağlıdır.
Karşılaştırma
| Konu | Kendi sunucunuzda | Bulut hizmeti |
|---|---|---|
| Verinin yeri | Firmanızın seçtiği sunucuda | Hizmet sağlayıcının altyapısında |
| Kontrol | Yedekleme, erişim ve saklama kurallarını siz belirlersiniz | Sağlayıcının sunduğu seçeneklerle yönetilir |
| Entegrasyon | Kendi ağınızdaki sistemlerle doğrudan çalışabilir | Sağlayıcının sunduğu bağlantılarla yapılır |
| Maliyet modeli | Genellikle sabit lisans; mesaj ücretleri kendi sağlayıcınıza | Genellikle kullanım başı ya da aylık abonelik |
| Başlangıç | Sunucu, alan adı ve hesapların hazırlanması | Hesap açılarak hızlı başlangıç |
| Bakım | Sunucu bakımı firmanızda; yazılım desteği üreticiden | Sağlayıcı tarafından |
Veri üzerinde kontrol
Sözleşmeler müşteri bilgileri, fiyatlar ve ticari koşullar içerir. Kendi sunucunuzda bu verilerin hangi ülkede, hangi veri merkezinde durduğunu, kimlerin eriştiğini ve nasıl yedeklendiğini siz belirlersiniz. Bulut hizmetinde bu kararlar sağlayıcının altyapısı ve sözleşmesi çerçevesinde verilir; bu da birçok firma için pratik bir kolaylıktır.
KVKK ve veri sorumluluğu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında, sözleşme sürecinde karşı tarafın kişisel verilerini işleyen firma veri sorumlusudur. Kendi sunucunuzda veriler doğrudan sizin altyapınızda işlenir; veri envanterinizi, saklama sürelerinizi ve erişim yetkilerini kendi süreçlerinize göre tek elden yönetirsiniz. Bulut hizmetinde ise sağlayıcı genellikle veri işleyen konumundadır; bu ilişkinin sözleşmeyle tanımlanması ve verinin nerede tutulduğunun bilinmesi önem taşır.
Entegrasyon
Kendi sunucunuzdaki sistem, iç ağınızdaki muhasebe, CRM ya da ERP yazılımlarıyla aynı altyapıda çalışabilir. Bu, veri aktarımını ve yetkilendirmeyi sadeleştirir. Bulut hizmetlerinde entegrasyon, sağlayıcının sunduğu bağlantı noktaları üzerinden kurulur.
Maliyet modeli
Bulut hizmetleri çoğunlukla sözleşme ya da mesaj başına ücret veya aylık abonelikle çalışır; az sayıda sözleşmeyle başlarken esneklik sağlar. Kendi sunucuya kurulan sistemlerde ise genellikle sabit bir lisans ücreti ödenir; SMS ve zaman damgası gibi kullanım giderleri doğrudan kendi sağlayıcılarınıza ödenir. Sözleşme hacmi arttıkça sabit lisans modeli bütçeyi öngörülebilir kılar.
Kendi sunucunuza kurulum için neler hazır olmalı?
Kurulum öncesinde dört temel bileşenin hazır olması süreci hızlandırır:
- Root erişimli bir Linux sunucu (VPS): Uygulamanın, veritabanının ve PDF arşivinin çalışacağı sunucu. Disk alanını sözleşme ve ek hacminize göre planlayın.
- Alan adı: Sistemin çalışacağı adres (ör.
sozlesme.firmaniz.com). Karşı tarafa giden bağlantılar bu adresle açılır; kendi alan adınız güven verir. - Kurumsal SMS sağlayıcı hesabı: Onay bağlantıları ve doğrulama kodları bu hesaptan, onaylı SMS başlığınızla gönderilir.
- Zaman damgası hesabı: Onaylanan belgelere zaman damgası almak için yetkili bir hizmet sağlayıcıdaki hesap, örneğin TÜBİTAK BİLGEM Kamu SM. Konunun ayrıntısı için zaman damgası nedir rehberine bakabilirsiniz.
Bunlara ek olarak sunucunun düzenli yedeklenmesini ve güncellemelerin takibini kimin üstleneceğini baştan belirlemek iyi bir uygulamadır.
Kurulum süreci nasıl ilerler?
Kendi sunucuya kurulan sistemlerde süreç genellikle şu sırayla ilerler:
- Hazırlık: Sunucu, alan adı, SMS ve zaman damgası hesapları belirlenir; alan adının sunucuya yönlendirilmesi yapılır.
- Kurulum: Yazılım, veritabanı ve güvenli bağlantı (SSL) sertifikası sunucuya kurulur.
- Ayarlar: SMS hesabı ve zaman damgası hesabı panele tanımlanır, deneme gönderimiyle bağlantılar kontrol edilir; PDF görünümü firmanızın logosu ve bilgileriyle düzenlenir.
- Eğitim: Ekibiniz sözleşme hazırlama, gönderme ve arşivden belge bulma adımlarını uygulamalı olarak öğrenir.
- Kullanım ve destek: Günlük kullanım başlar; sorular ve güncellemeler destek kapsamında ele alınır.
Hangi durumda hangisi?
- Sözleşme hacminiz düzenli ve yüksekse, verilerin kendi altyapınızda durmasını tercih ediyorsanız ya da iç sistemlerinizle sıkı entegrasyon istiyorsanız kendi sunucunuz öne çıkar.
- Az sayıda sözleşmeyle hızlıca başlamak istiyorsanız ve sunucu yönetimini tamamen dışarıda tutmayı tercih ediyorsanız bulut hizmeti pratik bir seçenektir.
Sözleşme360 ile kendi sunucunuzda
Sözleşme360 firmanızın kendi sunucusuna kurulan bir sözleşme onay sistemidir. Karşı taraf sözleşmeyi telefonuna gelen bağlantıdan açar ve tek kullanımlık kodla onaylar; onay kayıtları tutulur, belge TÜBİTAK BİLGEM zaman damgasıyla QR doğrulamalı PDF olarak arşivlenir.
- Kurulum, ilk ayarlar, eğitim ve ilk yıl destek lisansa dahildir.
- Yıllık lisansla çalışır; sabit ücretle sınırsız sözleşme gönderirsiniz.
- Veriler sizin sunucunuzda, kendi alan adınızda durur.
- SMS ve zaman damgası kendi hesaplarınızdan kullanılır.